van TrainersNoord. Van klachten die per telefoon worden ingediend, wordt een notitie gemaakt door degene die de klacht aanneemt.
Indien iemand een klacht indient zal het volgende moeten worden vastgelegd:
- Waarop heeft de klacht betrekking (op welk product, dienst of medewerker);
- Korte beschrijving van de klacht;
- Datum waarop de klacht is binnengekomen;
- Wijze van afhandelen (hoe gecommuniceerd);
- Gemaakte afspraken;
- Door wie is de klacht afgehandeld;
- Wat is de datum van de afhandeling.
Van alle inkomende klachten wordt melding gemaakt in een per klacht aangemaakt dossier in de daarvoor bestemde directory eindigend op /klachtenregeling.
Alle schriftelijke klachten en notities n.a.v. telefonische klachten worden voorgelegd aan dhr. G.W. Hoenders, ingescand en bewaard in de daarvoor bestemde directory.
Klachten worden vertrouwelijk behandeld.
Dhr. G.W. Hoenders of de door hem aangewezen persoon neemt contact op met de klant voor verdere verduidelijking en afhandeling en maakt notitie van dit gesprek in het dossier in de map klachtenregistratie.
Afhandeling van een klacht vindt in beginsel plaats binnen een termijn van een maand. Binnen vier weken zal TrainersNoord een voorstel doen naar de klager, over hoe TrainersNoord het probleem denkt op te lossen. Is de klager akkoord met de inhoud daarvan, dan wordt de klacht als afgehandeld beschouwd. Is de klager opnieuw niet akkoord, dan volgt een periode van maximaal 8 weken van bemiddeling. Eerst zal om bemiddeling worden gevraagd door een onafhankelijke partij aangewezen door TrainersNoord en een onafhankelijke partij aangewezen door de klager.
Leidt dit niet tot een oplossing dan zal door beide onafhankelijke partijen een derde onafhankelijke partij worden gevraagd om gezamenlijk tot een oplossing te komen. Leidt ook dit niet tot een oplossing, dan zal de klager zich moeten wenden tot de bevoegde rechter in Noord-Nederland.
Antwoord op een klacht wordt in beginsel telefonisch afgehandeld en daarna schriftelijk aan de klant bevestigd. Hiervan wordt een kopie bewaard in het dossier. De klachten worden gedurende 7 jaar bewaard.